Wie wird man Personalverrechner:in?

Personalverrechner:innen spielen eine Schlüsselrolle in jedem Unternehmen. Ihre Hauptaufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass die Gehälter korrekt berechnet und pünktlich ausgezahlt werden. Sie berechnen auch wichtige Abgaben wie Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge. Damit sind sie ein zentraler Faktor für den reibungslosen Ablauf im Unternehmen.

Voraussetzungen und Ausbildung

Als Personalverrechner:in brauchst du eine solide Qualifikation und entsprechende Ausbildungen. Typischerweise musst du die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

kaufmännische Ausbildung an einer berufsbildenden mittleren oder höheren Schule – z. B. Handelsakademien und höhere Lehranstalten für wirtschaftliche Berufe.
alternativ: kaufmännische Lehre
zusätzliche einschlägige Kurse und Prüfungen (z. B. WIFI Lehrgang Personalverrechnung). Die Kurse können oft berufsbegleitend absolviert werden, um den praktischen Anforderungen gerecht zu werden.

Wichtige Ausbildungsinhalte sind:

Betriebswirtschaft, Rechnungswesen
Buchführung und Buchhaltung
Lohn- und Gehaltsverrechnung
Personalwesen, Personalverwaltung
Arbeitsrecht, Wirtschaftsrecht
Lohn-, Einkommensteuerrecht
Sozialversicherungsrecht
Betriebliche Softwareprogramme
Büro-Organisation, Dokumentation

Die Fachprüfung für Personalverrechner:innen ist übrigens nur eine Voraussetzung, wenn du dich selbstständig machen willst.

Was machen Personalverrechner:innen?

Deine Aufgaben in diesem Beruf sind sehr vielfältig. Personalverrechner:innen nutzen im Arbeitsalltag vor allem den Computer/Laptop und spezialisierte betriebliche Software-Anwendungen (z. B. Buchhaltungs-, Personalverrechnungs- und Kostenrechnungssoftware, Online-Banking und FinanzOnline).

Du bearbeitest damit diverse (Überweisungs-) Formulare und Belege. Dokumente verwaltest du elektronisch über Systeme, die Lohnkonten, Betriebsbücher, Dienst- und Werkverträge, Personallisten sowie Journalaufzeichnungen speichern.

Während all dieser Tasks wirst du in den folgenden Bereichen Erfahrung sammeln:

Lohn- und Gehaltsabrechnung

Das ist der Kernbereich der Personalverrechnung. Du berechnest hier die Löhne und Gehälter der Mitarbeiter:innen einer Kanzlei. Dabei musst du verschiedenste Faktoren stets berücksichtigen: z. B. Überstunden, Urlaubstage, Krankenstände und Dienstreisen.

Berechnung von Abgaben

Neben den Grundgehältern bist du auch für die Berechnung und Einbehaltung von Lohnsteuern und Sozialversicherungsbeiträgen zuständig. Du musst die aktuellen gesetzlichen Bestimmungen und Steuersätze genau kennen und sicherstellen, dass die Abgaben korrekt abgeführt werden.

Dienstverträge und Arbeitsvereinbarungen

Als Personalverrechner:in verwaltest du die schriftlichen Arbeitsverträge und Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen. Damit sorgst du dafür, dass diese Verträge in den geltenden Arbeitsgesetzen und Tarifverträgen entsprechen.

Dokumentation

Eine wichtige Aufgabe für dich ist die Führung von Lohnkonten und die Dokumentation aller relevanten Informationen im Zusammenhang mit den Gehaltsabrechnungen. Das umfasst Aufzeichnungen über Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Bonuszahlungen und Abzüge.

Kommunikation

Als Personalverrechner:in stehst du in deinem Alltag in engem Kontakt mit verschiedenen Parteien. Dazu zählen Mitarbeiter:innen, Führungskräfte, Finanzbehörden und Sozialversicherungsanstalten.

Je nach Größe des Unternehmens berätst du als Personalverrechner:in deine Kolleg:innen bei arbeitsrechtlichen sowie steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fragen. Parallel arbeitest du auch bei der Erstellung der Geschäftsberichte und Bilanzen mit. Dabei stehst du in Kontakt mit dem Management, mit Kolleg:innen aus der Finanzbuchhaltung und mit Steuerberater:innen.

Welche Skills brauchen Personalverrechner:innen?

Zu den persönlichen Anforderungen und Kompetenzen, die in der Personalverrechnung wichtig sind, gehören besonders:

Anwendung und Bedienung digitaler Tools
Kommunikationsstärke
genaues und sorgfältiges Arbeiten
Verantwortungsbewusstsein
Zahlenverständnis und Rechnen
logisch-analytisches Denken
Verschwiegenheit und Diskretion

Karriereschritte als Personalverrechner:in

In der Personalverrechnung findest du vielfältige Karrieremöglichkeiten und Spezialisierungen. Um beruflich erfolgreich zu sein, musst du fachlich immer auf dem neuesten Stand sein. Dazu brauchst du jedenfalls Fachliteratur, Gesetzestexte im Bereich Arbeitsrecht, Steuerrecht und Sozialversicherungsrecht sowie betriebsinterne Vorschriften, die du fortlaufend studieren solltest.

Sinnvolle Weiterbildungsbereiche sind außerdem:

Arbeitsrecht, Steuer- und Abgabenrecht, Sozialversicherungsrecht
Kostenrechnung und Controlling
Qualitätsmanagement
facheinschlägige Software Programme
Datensicherheit, Datenschutz

Außerdem kannst du dich als Personalverrechner:in beruflich weiterbilden und höher qualifizieren, indem du Bachelor- oder Masterstudien absolvierst. Hast du mehrere Jahre Berufserfahrung und Zusatzqualifikationen gesammelt, winkt die Beförderung zur Team- oder Abteilungsleitung. Dabei führst du Mitarbeiter:innen und übernimmst Managementaufgaben. Auch ein Aufstieg in das HR-Management oder die Personalentwicklung sind langfristig möglich.

Gehalt als Personalverrechner:in

Das kollektivvertragliche Mindestgehalt für Angestellte bei Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen liegt für Personalverrechner:innen bei 2.876,00 € brutto. Die Einstufung erfolgt im Regelfall in der Beschäftigungsgruppe 4.

In den meisten Kanzleien kannst du aber mit einer Überzahlung rechnen. Beachte dabei, dass das Gehalt in der Personalverrechnung mit zunehmender Qualifikation und Spezialisierung tendenziell steigt. Wie du nicht nur das beste Gehalt, sondern auch die Benefits verhandelst, die dir wirklich wichtig sind, kannst du hier nachlesen.

Ist Personalverrechner:in dein Traumjob?

Insgesamt bietet die Personalverrechnung ein solides Gehalt und gute Aussichten für eine lange berufliche Laufbahn. Genau das Richtige für dich? Dann nutze gleich taxado für deinen nächsten Karriereschritt.

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